Uitgebreide mogelijkheden

In het overzicht ziet u de belangrijkste functionaliteit van mijnDienstrooster. Voor meer informatie of voor specifieke wensen kunt u contact met ons op via het contactformulier of via info@mijndienstrooster.com.

 

Portfolio Item

De overzichtelijke startpagina toont een samenvatting van het het rooster, belangrijke mededelingen en intro van de planner/roosterbeheerder en alle beschikbare menu-opties.
Portfolio Item

Het hart van mijnDienstrooster is het roosterscherm, oftewel het electronische planbord. Hiermee kan het rooster geraadpleegd en onderhouden worden. Door uitgebreide selectiemogelijkheden, persoonlijke instellingen en diverse 'views' (per week, per dag, per maand en een lijst) kan het werkrooster geoptimaliseerd worden voor de uit te voeren taken.
Het plannen van diensten, taken en verlof gaat zeer eenvoudig met een paar muisklikken. Met de krachtige herhaalfunctie kunnen in één keer meerdere items over een langere periode worden gepland. Eerder geplande items kunnen altijd worden gewijzigd of verwijderd, uiteraard alleen door de daarvoor bevoegde medewerker(s). Start- en eindtijd, lokatie en/of opdrachtgever en pauzes kunnen optioneel worden ingevoerd of gewijzigd.
mijnRooster biedt voor de medewerkers een eenvoudige en snelle 'view' van de persoonlijke planning. Over een langere periode kunnen de geplande diensten, taken en vrije dagen in één oogopslag worden bekeken. Wijzigen van het rooster is hier niet mogelijk.
Portfolio Item

Alle te plannen diensten, taken en afwezigheid worden vooraf gedefinieerd. Per item kunnen diverse standaard waarden worden ingevoerd die tijdens het plannen al dan niet gewijzigd kunnen worden. Per item kunnen de uit te voeren controles worden ingevoerd. Hier kan bijvoorbeeld worden ingevoerd dat er voor een weekenddienst altijd 2 medewerkers ingepland moeten worden. Deze controles worden onderaan het rooster weergegeven in rode, groene of gele smileys.
Portfolio Item

Het beheer de van de medewerkersgegevens kan alleen worden uitgevoerd door de roosterbeheerder. Per medewerker worden de vaste gegevens vastgelegd zoals naam, emailadres en functiegroepen waartoe de medewerker behoort. Tevens worden de toegangsrechten en de arbeidsvoorwaarden (werktijden, beschikbaarheid en mogelijke in te plannen diensten en taken) hier ingevoerd.
In mijnDienstrooster worden de volgende rollen onderkend:
- Beheerder (alle rechten)
- Roostercoördinator (plannen van één of meerdere functiegroepen)
- Medewerker (rooster bekijken, verlof aanvragen, ziekmelden, zelfroosteren)
- Bezoeker (rooster bekijken)
Portfolio Item

Met vooraf te definiëneren dienstpatronen kunnen terugkerende patronen snel en eenvoudig voor een langere periode gepland worden. Een dienstpatroon bestaat uit een aantal opeenvolgende diensten, taken of afwezigheid. Een voorbeeld hiervan is een 4 op 3 af rooster waarbij 4 dagen wordt gewerkt en dan 3 dagen vrij zijn.
De planning kan worden uitgebreid met lokaties en opdrachtgevers. Het wordt hierdoor mogelijk om te plannen taken te koppelen aan locaties en/of opdrachtgevers. Diverse controles op bijvoorbeeld beschikbaarheid van een bepaalde locatie kan automatisch worden uitgevoerd.
Het werk rooster kan worden getoond per locatie (zie voorbeeld).
Op basis van op opdrachten en/of projecten geplande of geboekte uren worden automatisch facturen aangemaakt voor uw klanten. Facturen zijn handmatig aan te passen, af te drukken of te exporteren naar pdf.
•voorschotfacturen
•creditfacturen
•controle op volledigheid
•boekingsregels voor financiële administratie (maatwerk)
Om te komen tot een volledig en juist rooster kunnen diverse controles worden gedefinieerd. Onder het rooster wordt helder weergegeven of het rooster al dan niet voldoet aan deze roosterregels.
Met de optionele module Werktijdenevaluatie kan het rooster eenvoudig gecontroleerd worden op basis van de voorwaarden die de Arbeidstijdenwet stelt. Ook kunnen specifieke regels uit CAO's of arbeidsvoorwaarden worden geïmplementeerd.
In diverse situaties kunnen planners, beheerders en medewerkers op de hoogte worden gehouden door automatisch verstuurde emailberichten. Alle emailalerts zijn optioneel en kunnen ingesteld worden door de roosterbeheerder.
Een aantal voorbeelden van situaties waarin een email-alert verstuurd kan worden is:
- bij verlofaanvragen
- bij ruilen diensten
- bij roosterwijzigingen in een bepaalde periode, b.v. in de huidige maand
- voorafgaande aan een ingeplande dienst, b.v. 12 uur voor aanvang van een dienst
Net zoals bij de emailalerts kunnen optioneel sms'jes verstuurd worden. Hiermee kunnen medewerkers nog beter op de hoogte gehouden worden van bijvoorbeeld roosterwijzigingen.
mijnDienstrooster is volledig te optimaliseren voor de specifieke bedrijfssituatie door een groot aantal door de roosterbeheerder in te stellen opties. Hiermee kan de werking en het uiterlijk van mijnDienstrooster worden aangepast aan de gewenste situatie

In de Algemene Agenda kan de roosterbeheerder feestdagen en andere algemene gebeurtenissen plannen.
Portfolio Item

Met de persoonlijke agenda kan iedere medewerker zijn of haar eigen activiteiten bekijken, verlof aanvragen of roostervoorkeuren aangeven. Optioneel kunnen medewerkers hier zelfroosteren, dwz. zelf beschikbare en toegestane diensten of taken inplannen.
Medewerkers kunnen zelf verlofaanvragen indienen. Afhankelijk van de instellingen moet een verlofaanvraag eerst worden goedgekeurd door een daartoe bevoegde medewerker. Na goedkeuring word het verlof toegevoegd aan het rooster.
Portfolio Item

Op de vakantiekaart wordt het verlofsaldo automatisch bijgehouden en het restant verlofsaldo berekend. De roosterbeheerder kan het start jaarsaldo invoeren en correcties uitvoeren, de medewerker zelf kan alleen de vakantiekaart bekijken.
Medewerkers kunnen zelf diensten of taken ruilen met collega's die daarvoor beschikbaar zijn. Optioneel is het mogelijk deze ruiling eerst te laten goedkeuren door de roosterbeheerder, roostercoördinator(en) of andere medewerkers.
Medewerkers kunnen zichzelf ziek- en betermelden. Via een email kunnen de roosterbeheerders, roostercoördinatoren of andere medewerkers op de hoogte worden gesteld. Bij ziekte wordt dit vermeld in het rooster.
Portfolio Item

Diverse overzichten kunnen worden opgevraagd om het planproces te ondersteunen, om achteraf analyses te kunnen uitvoeren of management rapportages te maken. Alle overzichten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd naar Excel.
Export naar Excel is mogelijk voor alle gegevens, roosters of rapporten.
Met de apart te downloaden software SyncMijnDienstrooster kan het gehele persoonlijke rooster worden gesynchroniseerd met de persoonlijke Outlook agenda. Eénmaal installeren en activeren en de planning uit mijnDienstrooster is continu beschikbaar in de Outlook agenda.
Door het éénmalig registreren van uw Google-account in mijnDienstrooster wordt het hele persoonlijke rooster uit mijnDienstrooster continu gesynchroniseerd met uw Google Agenda.
Portfolio Item

Met de tijdregistratie module kunnen medewerkers achteraf de werkelijk gewerkte uren invoeren op basis van de beschikbare planning. De urenregistratie kan worden gebruikt voor de salarisadministratie of voor verdere analyse.
Goedkeuring van de ingevoerde uren is mogelijk door de roosterbeheer of roostercoördinator of een andere vooraf te selecteren medewerker.
De planningswizard is een krachtig hulpmiddel om een complete of gedeeltelijke planning te laten genereren door mijnDienstrooster op basis van vooraf ingestelde regels. Dit rooster fungeert dan als basis en kan eventueel handmatig verder worden geoptimaliseerd.
De roosterbeheerder kan een bepaalde periode van het rooster publiceren waardoor dit deel beschikbaar is voor de planners en medewerkers. Het rooster is buiten deze periode niet meer zichtbaar voor de medewerkers.
Delen van het rooster zijn eenvoudig te kopiëren naar een volgende periode.
In het logboek worden alle wijzigingen in het rooster bijgehouden. De roosterbeheerder kan hierdoor altijd eerder gedane wijzigingen, verzoeken, of verzonden emails etc. terugvinden. Ook de logins van de medewerkers worden bijgehouden.
Met de optie 'Nog toe te wijzen' kunnen diensten en taken alvast worden gepland als er bijvoorbeeld nog geen medewerker beschikbaar is voor de dienst of taak of nog geen lokatie bekend is. Later kunnen deze gegevens worden aangevuld.
Voor vooraf gedefinieerde taken kunnen medewerkers zichzelf inplannen voor deze taak. Medewerkers kunnen plannen totdat het ingestelde maximum van een bepaalde taak op een bepaalde dag is bereikt.
Met de jaarurensystematiek module (JUS) worden conform vooraf gedefinieerde regels, de gewerkte uren per jaar bijgehouden. Maandelijks worden de netto gewerkte uren bijgehouden en de +/- uren uitgerekend. Gedurende het plannen in het jaar kunt u als planner eenvoudig rekening houden met de te werken uren per medewerker.
Per jaar en per medewerker zijn de afgesproken jaar- en maanduren vast te leggen.
Portfolio Item

Automatisch met 1 servicenummer direct de dienstdoende medewerker bellen?